Headsets: erklärt

ROI-Kalkulation: Headsets lohnen sich – schnell

Plantronics Savi W740 Die Argumente für die Anschaffung von Headsets sind meist dieselben: höherer Telefonkomfort für die Mitarbeiter, mehr Flexibilität während des Telefonierens. Gegen die Anschaffung sprechen hingegen meist betriebswirtschaftliche Aspekte. Headsets kosten Geld, und das oft nicht zu knapp. Angenommen ein mittelständisches Unternehmen erwirbt 30 schnurlose Headsets inklusive eventuell erforderlichem Zubehör, so belaufen sich die Kosten schnell auf 6000 Euro oder – je nach Modell – auch deutlich mehr. Eine solche Anschaffung will wohl überlegt sein.

Dass der Einsatz von Headset aber sogar zu einer Kostenersparnis führt, ist vielen Unternehmen nicht bewusst. Dieser Return-on-Invest, kurz ROI, ist eine wichtige Kenngröße für Geschäftsführung und Controlling. Und gerade bei Headsets sieht der ROI sehr gut aus, wenn man die Auswirkungen der Headset-Nutzung einmal eingehend betrachtet.

Wir gehen bei der ROI-Kalkulation davon aus, dass ein Mitarbeiter im Mittel 2500 Euro brutto verdient und pro Tag zwei Stunden telefoniert. Dabei ist der Monatslohn bewusst relativ hoch und die tägliche Telefoniedauer relativ niedrig gewählt. In vielen Unternehmen werden diese Zahlen sich deutlich von unserer Annahme unterscheiden – meist wohl zugunsten der Headset-Anschaffung. Aber weiter mit der Beispielrechnung: Durch die Nutzung eines Headsets hat der Mitarbeiter während des Telefonats die Hände frei und kann direkt Aufgaben ausführen, wie etwa Eingaben am Computer oder das Nachschlagen in Unterlagen. Bei einem schnurlosen Headset kommt noch hinzu, dass sich der Mitarbeiter während des Telefonats von seinem Schreibtisch entfernen kann, um etwa benötigte Unterlagen zu holen. Und er kann Telefonate auch dann entgegen nehmen, wenn er sich nicht an seinem Arbeitsplatz befindet. Er muss also weder seine aktuelle Tätigkeit für das Annehmen des Telefonates unterbrechen noch muss er verpassten Anrufen hinterhertelefonieren. All diese Aspekte führen dazu, dass sich der Mitarbeiter Zeit spart, die er für andere Tätigkeiten aufwenden kann. Hinzu kommt eine höhere Produktivität während der Telefonate selbst.

Nimmt man nun an, dass ein Mitarbeiter sich dank der Headset-Nutzung pro Tag nur vier Minuten an Zeit einspart, dadurch, dass er die Hände frei hat, einen größeren Aktionsradius abdecken kann und eine bessere Erreichbarkeit erzielt, ergibt sich folgende ROI-Rechnung:

4 min/d entsprechen bei 2500 € Bruttolohn einer Ersparnis von 1,95 €. Bei einem Headset-Preis von 250 Euro würde sich die Anschaffung nach 129 Arbeitstagen bereits amortisieren. Bei 230 Arbeitstagen würde die Ausgabe also schon nach etwas mehr als einem halben Jahr „Gewinn“ erwirtschaften.

Produkte mit einem derart kurzen ROI sind heutzutage äußerst selten und sollten daher jeden Budget-Verantwortlichen und Controller überzeugen. Zumal in dieser Kalkulation zudem noch nicht berücksichtigt ist, dass ein Mitarbeiter, der ein Headset nutzt, auch gesundheitlich davon profitiert. Laut aktueller Studien lindert die Headset-Nutzung typische Bürokrankheiten wie Kopf-, Nacken- und Rückenschmerzen schon nach kürzester Zeit, in vielen Fällen berichten Probanden gar von einem vollständigen Abklingen lang anhaltender Beschwerden. Fällt also ein Mitarbeiter auch nur einen Tag weniger wegen Beschwerden aus, die sich durch die Nutzung von Headsets vermeiden lassen, hat sich ein Großteil der Anschaffungskosten bereits auf einen Schlag amortisiert.

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